Cuando afrontamos la distribución de una película, ya sea para festivales, como para cualquier otra ventana de explotación, es sorprendente ver la pocas herramientas con las que contamos.
En otras fases de la realización y la producción de cine hay varias opciones, como editores de guión, programas para storyboards como storyboarder y stroyboard quick, para planificar escenas como Shot Designer, y para la preproducción y el rodaje como MovieMagic o Celtx.
Debido a esta falta de software específico en distribución, he tenido que probar muchas herramientas de gestión de proyectos ya que una buena organización es fundamental para controlar tantos festivales y flujos de trabajos: inscripciones, actualizaciones de datos de festivales, envíos de copias, pagos de tasas de inscripción, etc.
Uno de los programas que más uso y ha reemplazado a muchos otros en mi trabajo diario es Trello. Tiene muchas posibilidades, es gratuito (hay una opción de pago, pero que realmente no vas a necesitar), muy visual y con una curva de aprendizaje pequeña. Puedes crearte una cuenta y empezar a usarlo en menos de 5 minutos, no exagero.
Una de las mayores cualidades de Trello es su flexibilidad, es posible adaptarlo a cualquier proyecto, tanto para equipos como para uso personal.
¿Cómo funciona Trello?
Trello se basa en el método Kanban, sistema que nació en las fábricas de Toyota para controlar la calidad de la producción dentro de su famosa estrategia de mejora continua. Este sistema funciona en base a una serie de «tarjetas visuales» que se van moviendo por diferentes listados, equivalentes a procesos o fases.
Estos listados permiten organizar las diferentes fases por las que pasa una tarea hasta completarse. Estas tareas solo se mueven de una fase a otra cuando ha sido completada y verificada, en base a unos parámetros previamente definidos y conocidos por todo el equipo. Trello es una de las mejores herramientas para trabajar con el método Kanban, pero hay otras como Kanbanflow.
Las tres partes fundamentales para trabajar con Trello son los Tableros, las Listas y las Tarjetas.
Cada Tablero equivale un proyecto formado por diferentes Listados, y cada una de ellos está formado a su vez por varias tareas en forma de Tarjetas.
Cuando creas un tablero por primera vez se crea por defecto una estructura básica: tareas pendientes, en proceso y finalizadas.
De esta manera puedas llevar un control de las tareas que tienes pendientes y las que estas haciendo al mismo tiempo para evitar cuellos de botella en los procesos.
Utilizar Trello para trabajar con festivales
Gracias a la flexibilidad en la creación de Tableros, Listas y Tarjetas podemos diseñar una estructura que se adapte a nuestro flujo de trabajo con festivales.
Para mi se ha convertido en una herramienta fundamental en el día a día, lo utilizo mucho para gestionar las inscripciones a festivales, la preparación de materiales y compartirla con las diferentes miembros de nuestro equipo.
Puedes utilizar Trello de muchas maneras diferentes: puedes crear tableros por cada tipología de festival. Por ejemplo, uno para los festivales de tasas y otro para los gratuitos, o bien organizarlos por áreas geográficas: uno para los festivales nacionales y otro para los internacionales.
También podemos hacerlo todo en en uno mismo tablero y organizar las tarjetas con etiquetas.
Aquí tienes un ejemplo de un flujo de trabajo con festivales en un solo tablero de Trello:
En este ejemplo he creado varias listas, equivalentes a cada una las fases de trabajo:
- Festivales pendientes, he creado una tarjeta por cada festival, que serían tareas independientes. Cada tarjeta se puede etiquetar y añadir una fecha de vencimiento, además de compartirla con los diferentes miembros del equipo. En este ejemplo está pendiente de hacer la inscripción en el Festival de Astorga. He utilizado las fechas para anotar el deadline y una etiqueta para identificarlo como un festival sin tasa.
- Enviar Email para descuento de tasas, en este listado movemos las tarjetas de festivales que tienen tasas de inscripción, para escribirles e intentar negociar un descuento con ellos. Esta sería nuestra lista de tareas de emails pendientes de enviar. Aquí las etiquetas permiten conocer el estado de cada deadline, si es early, regular o late. Si contestan y podemos hacer la inscripción lo movemos al listado Hacer la inscripción.
- Hacer la inscripción, en esta fase movemos los festivales en los que estamos trabajando. En base al método Kanban, que comentaba al principio, aquí estarán las tareas que estamos realizando al mismo tiempo, no las moveremos hasta que no estén realizadas y completadas. Así podremos llevar un control de la carga de trabajo que tenemos en cada momento. Una vez hechas las movemos a Festivales inscritos.
- Festivales inscritos, en esta Lista estarán todos los festivales donde ya hemos hecho la inscripción, de un solo vistazo sabemos el ritmo de inscripciones que hemos hecho en una semana o en un mes en concreto.
- Seleccionados, si nos han seleccionado podemos mover la tarjeta a este listado y gestionar también los documentos que suelen pedir los festivales en esta fase.
- No seleccionados, finalmente movemos aquí las tarjetas de festivales inscritos, pero que no nos han seleccionado.
Ten en cuenta que pasado el tiempo las tarjetas y los listados se pueden archivar para no sobrecargar mucho el tablero. Se guardar en un archivo sin límite, así podemos acceder a tareas antiguas en cualquier momento.
Las tarjetas tienen muchas opciones. Se pueden adjuntar documentos, por lo que podemos guardar las fichas de las inscripciones de cada festival, las confirmaciones de las plataformas o incluso los recibos del pago de las tasas. También se pueden crear listados de tareas o subtareas dentro de las tarjetas.
Las posibilidades de Trello para organizarte son enormes, puedes mover los listados como quieras e ir cambiando y modificando el sistema a medida que vas trabajando, ajustándolo a tu manera de trabajar y a tus propios procesos.
Además puedes compartirlo fácilmente con tu equipo para estar perfectamente sincronizados, e incluso con otras personas que estén involucradas en la distribución de tu película.
Tiene muchas opciones, pero te comento una en concreto que nos ahorra mucho tiempo: Se trata en crear tarjetas con el correo electrónico.
Por ejemplo, si recibes un email con una convocatoria o con un requerimiento por parte de un festival, puedes reenviarlo directamente a tu tablero en Trello, se creará una tarjeta de manera automática. De esta manera puedes convertir emails en tareas fácilmente. Esta opción la tienes en Menu>Email-to-board Settings, donde verás la dirección de email del tablero:
Puedes utilizarlo para cualquier proyecto
Trello lo puedes utilizar para organizar cualquier cosa, por ejemplo, para producir y rodar tu película, ya que puedes diseñar las diferentes fases: preproducción, rodaje y postproducción, con sus propias tareas y compartirla con todo tu equipo.
Si estás organizado un festival también podrías utilizarlo para toda la organización. Por ejemplo, puedes organizar los visionados entre los miembros del comité de selección. Cada miembro del comité podría comentar la película y votarla (en Trello hay además opciones de mejora, los Power Ups, uno de ellos es añadir un campo de votación a las tarjetas). Cada película estaría en una tarjeta, que se movería por las diferentes fases del proceso de selección del festival.
En definitiva, espero que este post te ayude a organizarte un poco mejor, tanto si estás en plena distribución de tu película, como realizando cualquier otro tipo de proyecto.